Realizovaný projekt:
Digitálny a efektívny úrad bez papiera

Základné informácie

Cieľom ôsmeho MIRRI SR hackathonu financovaného z Plánu obnovy a odolnosti SR bolo vytvoriť inovatívne riešenie, ktoré zefektívni procesy tvorby, správy a sledovania životného cyklu dokumentov v rámci úradu Banskobystrického samosprávneho kraja.

Očakávaným prínosom bol najmä jednoduchší prístup k dokumentom samosprávy, user-friendly prostredie pre interných zamestnancov a kvalitnejšie digitálne služby pre občanov. Práve inovácie sú to, čo v kraji dlhodobo podporujeme a preto ma teší, že podporu na hľadanie inovatívneho riešenia sme dostali aj z MIRRI. Cieľom hackathonu je vytvoriť digitalizovaný systém správy dokumentov, ktorý bude šitý na mieru práve nášmu úradu,” opísal svoje očakávania pred podujatím predseda BBSK, Ondrej Lunter.

BBSK na základe riešení z hackathonu modernizoval systém na správu dokumentov

Takzvaný “Document Management System (DMS organizácie)” je moderné digitálne riešenie, ktoré výrazne zjednoduší a sprehľadní prácu s dokumentmi v rámci úradu aj jeho organizácií.

Systém je navrhnutý pre všetkých zamestnancov BBSK od administrátorov, cez právny odbor, až po bežných používateľov. Každý má prístup k dokumentom podľa svojej roly, s možnosťou pripomienkovania, schvaľovania, či oboznámenia sa s právnymi aktmi.

Aké benefity prináša nové digitálne riešenie?

  • Jednotné prostredie - pre evidenciu, tvorbu a schvaľovanie dokumentov
  • Prehľadný životný cyklus dokumentov – od návrhu cez pripomienkovanie až po zverejnenie
  • Zjednodušenie procesov - dokumenty sú vytvárané zo šablón, schvaľované elektronicky a automaticky publikované
  • Zvýšená transparentnosť - každý krok je zaznamenaný, čím sa zabezpečí auditovateľnosť
  • Lepšia dostupnosť - systém je dostupný online, aj na mobilných zariadeniach
  • Integrácia s Microsoft Active Directory - užívateľ sa prihlasuje svojím pracovným kontom

Automatizácia a efektívna výmena údajov vďaka prepojeniu s externými systémami

  • Centrálny register zmlúv (CRZ) - automatické zverejňovanie zmlúv
  • Elektronický registratúrny systém - pre podpísanie a odoslanie zmluvy druhej strane, preferované elektronicky
  • SharePoint - interné zverejňovanie právnych / normatívnych riadiacich aktov.
Obrazovka - zoznam zmlúv
Obrazovka - zoznam zmlúv
Obrazovka Právne / Normatívne akty
Obrazovka Právne / Normatívne akty
Detail záznamu pri tvorbe zmluvy
Detail záznamu pri tvorbe zmluvy

Životný cyklus dokumentu v DMS

Všetky dokumenty v DMS prechádzajú štandardizovaným cyklom, pričom každý krok je zaznamenaný a auditovateľný.

  • Tvorba zo šablóny
  • Pripomienkovanie
  • Schvaľovanie
  • Podpis
  • Zverejnenie (centrálny register zmlúv, v prípade interných aktov jeho publikovanie a oboznamovanie sa s príslušnou evidenciou)
  • Archivácia
Štandardný životný cyklus dokumentu
Štandardný životný cyklus dokumentu